Für Veranstalter von Events

Umsatzsteigerung bei stark nachgefragten Events

Sieht man mal Konzerten mit mehr oder weniger genau definierten, vorab festgelegten Beginn- und Endzeiten ab, kann davon ausgegangen werden, dass bei einer Veranstaltung nie alle Personen zur gleichen Zeit eintreffen, dass nie alle gleich lange bleiben und dass nicht alle Besucher die Veranstaltung gleichzeitig wieder verlassen. Die Differenz zwischen der die Veranstaltung insgesamt besuchenden Personen und der zu einem bestimmten Zeitpunkt maximal anwesenden Personenanzahl ist oft beträchtlich, wie die folgende Grafik zeigt:

Umsatzsteigerung bei stark nachgefragten Events Sieht man mal Konzerten mit mehr oder weniger genau definierten, vorab festgelegten Beginn- und Endzeiten ab, kann davon ausgegangen werden, dass bei einer Veranstaltung nie [ + ]

Umsatzsteigerung bei stark nachgefragten Events Sieht man mal Konzerten mit mehr oder weniger genau definierten, vorab festgelegten Beginn- und Endzeiten ab, kann davon ausgegangen werden, dass bei einer Veranstaltung nie [ + ]

Bei der gezeigten Veranstaltung war beispielsweise von behördlicher Seite eine maximale Anzahl von 6.000 Besuchern vorab festgelegt. Dem Veranstalter war es also nicht erlaubt, im Vorverkauf mehr als 6.000 Tickets zu verkaufen. Die Veranstaltung war bereits eine Woche vor Beginn ausverkauft. Mithilfe des mCounting® Zählsystems wurden bei der Veranstaltung in Echtzeit die Besucherzahlen erhoben. Die Veranstaltung begann um 20 Uhr. Ab 22 Uhr setzte der erste Abstrom ein, die maximale Besucheranzahl wurde um 23:15 Uhr mit knapp über 4.500 gleichzeitig anwesenden Besuchern gemessen. Die behördliche Auflage, zu gewährleisten, dass niemals mehr als 6.000 Besucher gleichzeitig anwesend sind, konnte mittels Echtzeit Besucherzählung mit dem mCounting® Zählsystem sichergestellt werden. So war es dem Veranstalter möglich, zwischen 23:15 und Ende der Veranstaltung um 05 Uhr früh noch weitere Tickets an der Abendkasse zu verkaufen (diese entsprachen in Summe der auf der rechten Grafik gezeigten roten Fläche). Der Gesamtumsatz der Veranstaltung konnte durch diese Vorgangsweise deutlich gesteigert werden. So konnten alleine die Eintrittskartenerlöse im Vergleich zu der ursprünglichen behördlichen Vorgabe vom maximal 6.000 Tickets um fast 15% gesteigert werden, die Gastronomieumsätze um knapp 10%.

Optimierte Nutzung von Flächenressourcen

Der oben geschilderte Effekt kann auch bei nicht ausverkauften bzw. bei nicht so stark nachgefragten Veranstaltung gewinnsteigernd genutzt werden. Kann der Flächenbedarf nämlich auf die tatsächlich erwartete Maximalanzahl gleichzeitig anwesender Besucher optimiert werden statt auf die für die Veranstaltung erwartete gesamte Anzahl an Besuchern, können möglicherweise die mit der Veranstaltung verbundenen flächenbezogenen Kosten reduziert werden. Dies setzt natürlich voraus, dass man bei vorangegangenen, gleichartigen oder identischen Veranstaltungen mithilfe des mCounting® Zählsystems die Ankunfts- und Abstromprofile der Besucher erhoben hat.

Optimierung der Personalressourcen

Wurden mithilfe des mCounting® Zählsystems die Ankunfts- und Abstromprofile der Besucher einer Veranstaltung erhoben, lassen sich bei gleichartigen oder identischen Veranstaltungen die Personal- und Ressourceneinsatzplanung optimieren. Kennt man beispielsweise den zu erwartenden Tagesgang, also den Verlauf der Besucherzahl über die Dauer der Veranstaltung, besteht die Möglichkeit, ohne Einbuße an Sicherheit die behördlich vorgeschrieben Minimalanzahl an Sicherheits- und Rettungskräften zu bestimmten Zeiten (beispielsweise zu Beginn oder Ende der Veranstaltung, je nach Art des Verlaufs des Tagesgangs der Veranstaltung) zu reduzieren.

Marketingunterstützung

Mithilfe des mCounting® Zählsystems lassen sich auch Zahlen und Verlaufsdaten hinsichtlich der Struktur der Besucher einer Veranstaltung erheben. Mit dem mCounting® Zählsystem lassen sich beispielsweise ohne jeglichen Aufwand über die Erfassung reiner Zähldaten hinausgehende soziografische Parameter wie Geschlecht, Altersgruppe, Art der Anreise (z.B. mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit PKW) oder Gruppenzugehörigkeit (beispielsweise Familien beim Spielefest oder Fangruppenzugehörigkeit bei Fußballveranstaltungen durch optisch deutlich unterscheidbarer Kennzeichen wie z.B. Fanschals) sehr leicht zusätzlich erheben. Diese Daten und die dazugehörigen Verlaufsinformationen können für eine Zielgruppenanalyse sowie die Analyse der Wirksamkeit von Werbemaßnahmen sehr hilfreich sein.